Regulamin naboru aktywności
2. Kaliski Festiwal Nauki

I. DEFINICJE

• Kaliski Festiwal Nauki (KFN) – publiczne wydarzenie promujące naukę o charakterze popularno-naukowym.
• Kampus Uniwersytetu Kaliskiego im. Prezydenta Stanisława Wojciechowskiego, adres: Poznańska 201-205, 62-800 Kalisz – miejsce, w którym odbędzie się 2. Kaliski Festiwal Nauki.
• Organizator – Stowarzyszenie „Nauka z Kulturą”, nr tel: 696 974 563, adres: Babina 1, 62-800 Kalisz. Biuro organizacyjne KFN - budynek Instytutu Inżynierii Mechanicznej, ul. Poznańska 201-205, 62-800 Kalisz, pokój 16. Organizator odpowiada za koordynację wydarzenia, kontakt z Realizatorami oraz promocję KFN.
• Realizator – osoba zgłaszająca i/lub prowadząca oraz współprowadząca, odpowiedzialna za przygotowanie i realizację zgłoszonej aktywności podczas KFN.
• Osoba zgłaszająca – osoba przesyłająca formularz zgłoszeniowy, która może pełnić także rolę Realizatora. Jest odpowiedzialna za komunikację z pozostałymi współprowadzącymi oraz za uzgodnienia z Organizatorem.
• Osoba prowadząca i współprowadząca – osoby odpowiedzialne za przygotowanie i realizację zgłoszonej aktywności.
• Formularz zgłoszeniowy – elektroniczny formularz zgłoszenia udziału w KFN dostępny online na stronie www.kaliskifestiwalnauki.pl.
• Aktywność – stanowisko pokazowe, warsztaty, wykład, wystawa lub inna aktywność realizowana podczas KFN.
• Nazwa aktywności – nazwa stanowiska, wykładu, warsztatów, wystawy lub innej aktywności. Nie zawiera nazwy własnej reprezentowanej instytucji czy koła naukowego.
• Opis aktywności – tekst opisujący zgłoszoną aktywność. Nie zawiera błędów stylistycznych, ortograficznych ani gramatycznych.
• Numer ID – unikalny numer identyfikujący zgłoszoną aktywność, nadawany przez Organizatora po przyjęciu zgłoszenia, używany podczas kontaktu z Organizatorem.
• Stanowisko pokazowe – przygotowane przez Realizatora stanowisko o charakterze naukowym, popularnonaukowym, eksperymentalnym, edukacyjnym lub artystycznym. Maksymalnie 4 osoby obsługujące jedno stanowisko.
• Warsztaty – rodzaj aktywności o charakterze naukowym, popularnonaukowym, eksperymentalnym, edukacyjnym lub artystycznym. Warsztaty odbywają się w ustalonych przedziałach czasu, z zapisami. Zalecany czas warsztatów to 1,5 h (2x 45min)
• Wykłady – wykład naukowy lub prelekcja odbywające się w ustalonych przedziałach czasu, z możliwością rejestracji. Maksymalny czas trwania wykładu to 60 min
• Wystawa – prezentacja prac, dzieł, fotografii lub innych obiektów w wyznaczonym miejscu.
• Inne – różne formy aktywności, np. debata, science show, rozmowa o nauce, spotkanie autorskie, gra planszowa, gra terenowa, seans filmowy, przedstawienie/spektakl, pokaz, koncert, audycja radiowa, oficjalne otwarcie, wręczenie nagród, stanowisko partnera, wycieczka, animacje dla dzieci. W przypadku innych aktywności prosimy o kontakt telefoniczny
• Strefa wiedzy – przestrzeń tematyczna w hali Kampusu, zlokalizowane są tam stanowiska pokazowe z danej dziedziny nauki (4 strefy: nauki techniczne i ścisłe, nauki medyczne i zdrowie, nauki społeczne i humanistyczne, strefa kultury i sztuki).
Informujemy, że w tym roku w hali targowej nie będzie sceny. Scena główna została przeniesiona do budynku Collegium Oecologicum. Na scenie głownej będą się odbywać wykłady popularnonaukowe.
Na wszystkie wykłady, warsztaty i aktywności inne odbywające się po za halą targową będzie obowiązywała rejestracja uczestników.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Udział w KFN jest bezpłatny dla:
   • przedstawicieli wchodzących w skład Komitetu Organizacyjnego,
   • publicznych szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych,
   • jednostek publicznych podległych Miastu Kalisz bądź innym jednostkom państwowym,
   • osób/podmiotów, które zostały zwolnione z opłat na podstawie podpisanego porozumienia z Organizatorem.
2. Od podmiotów nie należących do Komitetu może zostać pobrana opłata za możliwość realizacji aktywności podczas KFN w wysokości:
   • 2000 zł netto za stanowisko,
   • 1500 zł netto za warsztaty,
   • inne formy aktywności zostaną wycenione indywidualnie.
3. Opłaty obejmują podstawowe elementy techniczne (stoły, krzesła, podłączenie do prądu w zakresie uzgodnionym z Organizatorem) oraz promocję KFN. Szczegółowy zakres świadczeń znajduje się w ofercie Organizatora.
4. KFN odbędzie się w dniu 13 – 15 marca 2025 r. w godzinach 9:00–18:00.
5. Montaż stanowisk i przygotowanie przestrzeni odbędzie się w dniu 13 marca 2025 r., w godzinach 10:00–18:00, zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Organizatora.
6. Demontaż stanowisk możliwy będzie po zakończeniu wydarzenia, tj. od godziny 18:00 w dniu 15 marca 2025 r.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie wydarzenia, które będą publikowane na stronie: www.kaliskifestiwalnauki.pl.

III. ZGŁASZANIE AKTYWNOŚCI

1. Warunkiem uczestnictwa w KFN jest:
   • przesłanie zgłoszenia za pomocą elektronicznego formularza, do którego link znajduje się na stronie www.kaliskifestiwalnauki.pl;
   • zobowiązanie terminowej realizacji płatności w wysokości podanej w II ust. 1 + 23% VAT na konto Stowarzyszenia (nr konta: 22 1020 2212 0000 5102 0477 7225) z dopiskiem Kaliski Festiwal Nauki w terminie 14 dni od wydarzenia (lub innym ustalonym indywidualnie z osobą zgłaszającą, w przypadku, gdy osoba zgłaszająca otrzymała zniżkę na udział w KFN, kwotę wskazaną w II, pkt. 1 pomniejsza się o wartość zniżki).
2. Termin nadsyłania zgłoszeń: od 07.12.2024 r. do 31.12.2024 r. do godz. 23:59.
3. Każde zgłoszenie powinno zawierać nazwę aktywności, opis aktywności, przypisaną strefę wiedzy, przedział czasowy trwania, liczbę uczestników (jeśli dotyczy), potrzebne zasoby i materiały, a także informacje dotyczące osoby zgłaszającej.
4. Osoba zgłaszająca może przesłać maksymalnie 5 zgłoszeń aktywności.
5. Osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na podany adres e-mail.
6. W przypadku pytań lub problemów dotyczących zgłoszenia, osoba zgłaszająca może skontaktować się z Organizatorem pod numerem telefonu (62) 767 96 82.
7. Wszystkie zgłoszenia podlegają ocenie merytorycznej przez Organizatora. O przyjęciu zgłoszenia decyduje jego jakość, zgodność z tematyką KFN oraz dostępność miejsc.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia w przypadku, gdy:
   • zgłaszana aktywność nie będzie miała charakteru naukowego, popularnonaukowego, eksperymentalnego, edukacyjnego lub artystycznego;
   • zgłaszana aktywność będzie stanowić potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa publiczności;
   • zgłaszana aktywność nie będzie spełniać wymogów formalnych i merytorycznych (błędny opis lub tytuł aktywności, które wskazują na błąd formalny);
   • limity aktywności w poszczególnych obszarach lub strefach zostaną wyczerpane. W tym przypadku Rada Programowa podejmie decyzję o zakwalifikowaniu aktywności na podstawie treści zgłoszenia, jego walorów merytorycznych i popularnonaukowych;
   • O odrzuceniu zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana drogą elektroniczną na wskazany w formularzu adres e-mail;
   • W przypadku akceptacji zgłoszenia przez Organizatora, osoba zgłaszająca zostanie o tym fakcie powiadomiona niezwłocznie po zakończeniu prac związanych z weryfikacją zgłoszeń.

IV. REALIZACJA AKTYWNOŚCI

1. Realizatorzy są zobowiązani do:
   • udziału w szkoleniu organizacyjnym w dniu 27.02.2025 r., o godz. 13:00;
   • przygotowania wszystkich niezbędnych materiałów i zasobów technicznych;
   • utrzymania porządku na swoim stanowisku przez cały czas trwania KFN.
2. Wjazd na teren Kampusu (parking techniczny), w celu przygotowania stanowiska pokazowego lub montażu wystawy będzie możliwy jedynie w terminie wyznaczonym przez Organizatora, na podstawie wjazdówki wydanej przez Organizatora.
3. Osoba zgłaszająca zobowiązuje się do aranżacji swojego miejsca pracy w sposób niepowodujący zniszczeń nawierzchni oraz ścian a także przestrzeni wystawienniczej (kategoryczny zakaz naklejania, mocowania do podłoża i ścian elementów wyposażenia stoiska, stosowania balonów wypełnionych gazem powodującym ich unoszenie się).
4. Organizator nie zapewnia sprzętu niezbędnego do przewożenia elementów budowy lub wyposażenia stoisk ani pomocy fizycznej.
5. Elementy aranżacji miejsc aktywności Realizatora nie mogą zasłaniać oznaczeń dróg i wyjść ewakuacyjnych, a także utrudniać dostępu do sprzętu gaśniczego. Miejsca aktywności nie mogą ograniczać ani blokować ciągów komunikacyjnych.
6. Użycie jakichkolwiek materiałów łatwopalnych, pirotechnicznych, żrących oraz innych niebezpiecznych substancji, bez wiedzy i zgody Organizatora jest zabronione. Wszystkie ww. substancje należy zgłosić w formularzu zgłoszeniowym.
7. Realizator ma prawo do rezygnacji z uczestnictwa w KFN do dnia 01.02.2025 r. W przypadku zgłoszenia rezygnacji po tym terminie, a także w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności podczas KFN, wobec Realizatora zostaną wyciągnięte konsekwencje.
8. Na terenie Kampusu zlokalizowane będą punkty medyczne odpowiednio oznaczone na mapie KFN. Wszelkie przypadki wymagające pomocy medycznej należy zgłaszać w pierwszej kolejności ochronie i wolontariuszom lub osobom ze strony Organizatora.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UBEZPIECZENIE I OBOWIĄZKI OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ

1. Organizator zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Osób zgłaszających. Ponadto, Osoby zgłaszające poprzez zgłoszenie swojego udziału w KFN i wypełnienie formularza zgłoszeniowego oświadczają, iż sami ponoszą odpowiedzialność wobec Organizatora, jak i osób trzecich uczestniczących w KFN, za wszelkie szkody i zdarzenia powstałe podczas KFN wywołane działaniami lub zaniechaniami Osób zgłaszających lub osób trzecich, którymi Osoby zgłaszające się posługiwał przy przeprowadzaniu aktywności na: warsztatach, wykładach, wystawach, stanowiskach pokazowych, koncertach i innych działaniach podczas trwania KFN.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie będące w dyspozycji Osób zgłaszających znajdujące się na terenie KFN. Jednocześnie Organizator zapewnia służby ochrony mienia oraz pomieszczenia, w których można przechowywać swoje rzeczy.
3. Osoby zgłaszające mają obowiązek przeprowadzić swoją aktywność zgodnie z opisem i tematem podanym w formularzu zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w tym zakresie wymagają zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Osoba zgłaszająca ma obowiązek:
   1. dokonania rejestracji swojej obecności na terenie festiwalu oraz odbioru elementów identyfikujących, w szczególności opaski i identyfikatora;
   2. prowadzenia stanowiska pokazowego przez cały czas trwania KFN na terenie Kampusu;
   3. prezentowania wystawy przez cały czas trwania KFN na terenie Kampusu lub w wyznaczonym przez Organizatora miejscu;
   4. prowadzenia warsztatów we wcześniej ustalonych godzinach, przy czym na ustalone z Organizatorem warsztaty będą przeprowadzone zapisy odwiedzających;
   5. prowadzenia wykładów we wcześniej ustalonych godzinach, przy czym na ustalone z Organizatorem wykłady mogą być przeprowadzane zapisy odwiedzających;
   6. zaprezentowania tego, co zostało zgłoszone w formularzu zgłoszeniowym;
   7. przybycia na teren KFN w celu rejestracji w punkcie informacyjnym co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem swojej aktywności;
   8. przygotowania stanowiska pokazowego w terminie montażu stanowisk wskazanym przez Organizatora. Stanowisko pokazowe powinno być gotowe najpóźniej 1 godzinę przed otwarciem KFN;
   9. przybycia w wyznaczone miejsce aktywności (konkretna sala, wybrana scena) co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem wydarzenia;
   10. zachowania porządku i doprowadzenia miejsca, w którym realizuje swoją aktywność, do stanu, w jakim je zastał;
   11. zapoznania się i przestrzegania przepisów zawartych w regulaminie Kampusu, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych zarówno na swoim stanowisku, jak i na terenie Kampusu. Regulamin Kampusu oraz budynków jest dostępny na stronie: www.kaliskifestiwalnauki.pl.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treści prezentowane podczas KFN przez osoby zgłaszające. Osoby zgłaszające są wyłącznymi odpowiedzialnymi za treści przekazywane podczas swoich aktywności.

VII. DANE OSOBOWE

1. KFN będzie zbierać i przetwarzać dane osobowe Realizatora oraz Opiekuna Realizatora wskazane w formularzu zgłoszeniowym.
2. Dane przetwarzane będą zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Administratorem danych jest Stowarzyszenie „Nauka z Kulturą”, ul. Babina 1, 62-800 Kalisz.
3. Klauzula informacyjna dotycząca pobieranych danych znajduje się przy formularzu dotyczącym zgłaszania aktywności festiwalowych.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie sytuacje sporne lub nieuregulowane w regulaminie naboru rozstrzygane są przez Organizatora. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.
2. Regulamin naboru jest dostępny na stronie www.kaliskifestiwalnauki.pl.
3. Wszelkie zmiany w regulaminie naboru oraz w programie KFN będą publikowane na stronie www.kaliskifestiwalnauki.pl.
4. Korzystając z formularza zgłoszeniowego, osoba zgłaszająca potwierdza, że zapoznała się z regulaminem naboru i akceptuje jego postanowienia.
5. Wszelkie informacje dotyczące KFN można uzyskać pod numerem telefonu (62) 767 96 82 lub adresem e-mail: biuro@kaliskifestiwalnauki.pl.